El mail es el medio de comunicación más
utilizado en la oficina, en el ámbito educativo así como en la vida diaria
aprende cómo utilizarlo y qué no debes hacer en el comunicado electrónico.
Los correos electrónicos son un
arma de información tanto en las oficinas como en las escuelas y en la vida
diaria. De acuerdo con un estudio realizado por la Escuela de Computación
Interactiva del Instituto Georgia Tech, un usuario de cuenta corporativa envía alrededor de 112 mails dentro de su
jornada laboral. ¿Te suena familiar?
A continuación te presentamos un manual de recomendaciones que tal vez deberías prestarle atención:
1. Pon atención en el título
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| imagen tomada de: corbisimages.com |
Es una recomendación de
todo experto, y es que el subject o título es el que garantiza que te lean, te
archiven o te excluyan. De acuerdo con la experta el título debe simplificar el
objetivo del mail. El título debe ser específico y corto. Asimismo se recomienda
utilizar la opción de respuesta automática al ser leído y la alerta de
importancia, siempre y cuando la situación lo amerite.
2.
El saludo debe ser atemporal
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“Uno de los grandes
errores de los mails es saludar como si se estuviera hablando de manera
directa. Cuando se habla de un ambiente laboral, el saludo debe ser atemporal, esto
ayudará a tener un contacto personalizado, sin evidenciar cuándo se ha
enviado”,. Se recomienda saludos como: Querido…, Estimado…,
Buen día…, entre otros.
3.
El cuerpo del mail
Evita hacer escritos
inmensos, cuando hablamos de directivos o gerentes, quienes reciben más de 300
correos al día, es imposible leer mensajes tan largos. Es importante que te
exijas simplificar información.
4. Necesitas una despedida
Aunque
tengas prisa o creas que el mail no es tan formal, éste necesita una despedida.
Los expertos aseguran que demuestra profesionalismo. Basta con un: Que tengas
un buen día, Saludos cordiales, Agradeciendo tu atención o Saludos.
5.
Utiliza firmas personalizadas
Esto
te facilitará el trabajo y te ahorrará tiempo, así como dar presentación y
cuerpo al mail. Asegúrate de utilizar las opciones de firmas personalizadas.
Todo servicio de mensajería vía mail tiene esta opción.
6.- Cuida tu ortografía
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Esto
no es específico de un mail, cualquier profesionista debe tener sumo cuidado al
momento de redactar cualquier documento, correo electrónico, mensajes de texto
o estatus en redes sociales, es muy importante. Asegúrate de cuidar, también,
la redacción, es importante para hacer llegar el mensaje tal cual.
7.- Elimina las conversaciones anteriores
Cuando
contestamos de manera rápida cometemos el error de no revisar los mails
completos, sin embargo, en ocasiones adjuntar las conversaciones anteriores es
innecesario, cuida que esto no suceda.
8.- CC y CCO
Pon
mucha atención a estas opciones, asegúrate de enviar la información a la
persona adecuada, recuerda que los correos te permiten llenar de manera
automática si ya se tiene grabado la dirección. Evita incomodar a otras
personas con información que no les corresponde. También cuida que tu
información no se difunda personas que no les corresponda.
9.-
Contesta de manera casi inmediata
Los
expertos en tiempo recomiendan tener horarios específicos para contestar los
mails, sin embargo, también recomiendan que las respuestas se den en no más de
24 horas después de la llegada del correo. Esto sirve para evitar que te
reenvíen la información o que haya incertidumbre en la persona que lo envió.
“Si
no hay tiempo para hacerlo, con un O.k. es suficiente. También puedes utilizar:
Enterado o Recibido."
10.- Si es urgente, confirma su llegada con una llamada
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11.- Aprende a utilizar tu correo
Lo
más importante es saber todas las herramientas con las que cuenta tu correo
electrónico. Ahora ya puedes hacer agendas de manera conjunta con tus
contactos, existen alertas de importancia sonoras, respuestas automatizadas,
información compartida y demás. Saber cómo utilizarlo te ayudará a explotar sus
beneficios.
Evita los siguientes errores…
Emoticones. Los
correos en la empresa deben ser formales, evita caritas felices al final o al
principio, esto demerita tu profesionalismo y además no es correcto
utilizarlo.
Mayúsculas. La
forma correcta de escribir es en altas y bajas, evita hacerlo con mayúsculas,
esto no brinda una imagen profesional. Y si usas mayúsculas, ¡acentúalas!
Fondos. No
existen fondos profesionales, si deseas utilizarlo lo mejor es que un diseñador
te ayude con esta parte, así que la recomendación es evitarlos.
Enviado
desde… Los aparatos tecnológicos traen consigo una firma establecida,
puede decir: Enviado desde mi iPhone, Enviado desde mi iPad, Enviado desde mi
oficina Blackberry, etc. Evita estas firmas, puede malinterpretar presunción o
pose.
Evita
contestar enojado. El estado de ánimo se transmite hasta en un
correo electrónico, evita hacerlo cuando estés molesto, esto podría perjudicar
en conversaciones futuras.
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